polityka bezpieczeństwa danych/RODO dla rodziców

Drogi Rodzicu/Opiekunie!

W związku z organizacją wypoczynku dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku w ramach Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej będziemy wykorzystywać dane osobowe Twojego dziecka – zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w trakcie trwania wypoczynku. Podanie danych wskazanych w niniejszym formularzu jest wymogiem ustawowym (przewidzianym w art. 92k ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Kto jest kim?
Administratorem danych osobowych Twojego dziecka, to znaczy podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest: 
-Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"), 
-Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska (zwana dalej "Chorągwią").

Jak się z nami skontaktować?
Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych:
Związek Harcerstwa Polskiego
ul. Marii Konopnickiej 6
00-491 Warszawa
tel.  +48 22 339 0645
fax: +48 22 339 0606 
e-mail: sekretariat@zhp.pl 

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska
Al. Korfantego 8
40-004 Katowice
Adres do korespondencji:
Komenda Śląskiej Chorągwi ZHP
Al. Harcerska 3b
41-500 Chorzów
Telefon:
+48 32 258 89 98, +48 32 258 89 97
Fax:
+48 32 259 91 10
Poczta elektroniczna:
biuro@slaska.zhp.pl
Strona internetowa:
www.slaska.zhp.pl

Możesz również kontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przez nas inspektorem ochrony danych: 
Związek Harcerstwa Polskiego
tel. + 48 888 942 222 
fax: +48 22 339 0606
e-mail: zhp-iodo@rt-net.pl 

Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Śląska
hm. Aleksandra Lechocka
Al. Korfantego 8
40-004 Katowice
Adres do korespondencji:
Komenda Śląskiej Chorągwi ZHP
Al. Harcerska 3b
41-500 Chorzów
Telefon:
+48 32 258 89 98, +48 32 258 89 97
Fax:
+48 32 259 91 10
Poczta elektroniczna:
biuro@slaska.zhp.pl
Strona internetowa:
www.slaska.zhp.pl 

Po co nam dane osobowe Twojego dziecka?
Wykorzystujemy dane osobowe dziecka podane przez Ciebie w niniejszej karcie kwalifikacyjnej (w tym informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych dziecka oraz o stanie zdrowia, rozwoju psychofizycznym i stosowanej diecie dziecka) oraz dane zebrane w trakcie trwania wypoczynku i w związku z jego przebiegiem (w tym dane o stanie zdrowia oraz o wypadkach z udziałem dziecka). Wykorzystujemy te dane osobowe w celu:
  • podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w wypoczynku, 
  • potwierdzenia prawa dziecka do świadczeń opieki zdrowotnej, 
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania wypoczynku, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,
  • prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji, w tym karty kwalifikacyjnej oraz protokołu powypadkowego,
  • informowania rodziców lub opiekunów oraz właściwych organów (kuratora oświaty, prokuratora, państwowego inspektora sanitarnego) o wypadku z udziałem dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jednakże podstawą prawną wykorzystania danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka jest wyraźna zgoda (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z ustawą o systemie oświaty), o której udzielenie zwracamy się poniżej.
Ponadto wykorzystujemy powyższe dane osobowe w celu obrony przed roszczeniami dotyczącymi niedopełnienia obowiązków prawnych ciążących na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży (podstawa prawna przewidziana w art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
Ponadto wykorzystujemy wizerunek Twojego dziecka, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). 

Komu ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka?
Ujawniamy dane osobowe dziecka lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej, a także kuratorowi oświaty, prokuratorowi, państwowemu inspektorowi sanitarnemu i komendantowi powiatowemu (miejskiemu) Państwowej Straży Pożarnej oraz innych władz publicznych uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.

Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka?
W celu wywiązania się z obowiązku ciążącego na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka przez okres 5 lat od dnia usunięcia zgłoszenia z bazy wypoczynku prowadzonej przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. 

Jakie prawa Ci przysługują?
Masz prawo w każdej chwili: 
  • wycofać zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka/podopiecznego na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji, uniemożliwia jednak dalszy udział dziecka/podopiecznego w formie wypoczynku; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania danych osobowych przed jej wycofaniem;
  • wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację dziecka – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je. 
Ponadto, masz prawo do żądania: 
  • dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy; 
  • sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
  • usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli: a) dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, b) cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka, c) wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, 
  • ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy: a) kwestionujesz prawidłowość danych osobowych, b) kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych, c) nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku, d) wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka;
  • otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).
Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem danych dziecka do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.
Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu z ZHP/Chorągwią Śląska albo bezpośrednio z wyznaczonym przez ZHP/Chorągiew Śląską inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Zgoda na wykorzystanie danych osobowych
"Wyrażam zgodę na wykorzystanie danych osobowych mojego dziecka/podopiecznego, podanych przeze mnie w karcie kwalifikacyjnej, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, w tym zapewnienia dostępu do opieki zdrowotnej w trakcie organizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży." 

Informacje dla rodziców i opiekunów
Drogi Rodzicu, drogi Opiekunie,

Powyższe informacje dotyczą wykorzystywania danych osobowych Twojego dziecka/podopiecznego oraz wykonywania przysługujących mu praw. Prosimy, abyś zapoznał się z powyższymi informacjami oraz, uwzględniając dojrzałość i stopień rozwoju Twojego dziecka/podopiecznego, 
  • uświadomił mu, jak ważna jest ochrona danych osobowych,
  • wyjaśnił mu, w jaki sposób ZHP/Chorągiew wykorzystują jego dane osobowe,
  • uzyskał jego opinię i w miarę możliwości uwzględnił jego rozsądne życzenia przed wyrażeniem zgody na przetwarzania jego danych osobowych lub przed wykonaniem przysługujących mu praw. 
Ponadto, pragniemy poinformować, że w związku z wyrażeniem przez Ciebie zgody na udział dziecka w organizowanej formie wypoczynku dzieci i młodzieży, wykorzystujemy również Twoje dane osobowe, podane przez Ciebie w niniejszej karcie kwalifikacyjnej:
1) w związku z reprezentowaniem dziecka/podopiecznego, w tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki;
2) w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka, w tym poinformowania o chorobie dziecka/podopiecznego lub o wypadku z jego udziałem. 
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów prawa w zakresie reprezentowania osób nieposiadających zdolności do czynności prawnych (Kodeks cywilny) oraz dotyczących wykonywania władzy rodzicielskiej (Kodeks rodzinny i opiekuńczy) (art. 6 ust. 1 pkt c RODO). Ponadto, w odniesieniu do informowania o wypadku z udziałem dziecka/podopiecznego, podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek wynikający z przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.
Wykorzystujemy dane osobowe w powyższych celach do czasu zakończenia formy wypoczynku dzieci i młodzieży. Przysługujące Ci prawa zostały opisane powyżej.

ZGODA NA ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU W ZWIĄZKU Z UDZIAŁEM W IMPREZIE LUB FORMIE WYPOCZYNKU

Możesz w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę, kontaktując się w tym celu ze Związkiem Harcerstwa Polskiego/Chorągwią Śląską  albo bezpośrednio z wyznaczonym przez Związek Harcerstwa Polskiego/Chorągwią Śląską inspektorem ochrony danych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

"Wyrażam zgodę na wykorzystanie przez Związek Harcerstwa Polskiego/ Chorągiew Śląska danych osobowych mojego dziecka obejmujących jego wizerunek w celu prowadzenia działalności edukacyjnej, informacyjnej i promocyjnej. Wykorzystanie danych osobowych dziecka, na które wyrażam zgodę, obejmuje rozpowszechnianie jego wizerunku utrwalonego na obrazach, w tym obrazach ruchomych, wykonanych w czasie i w związku z jego udziałem w  imprezie, w formie wypoczynku lub w innej formie pracy jednostek ZHP, w następujący sposób:
  • zwielokrotnianie egzemplarzy utrwalenia wizerunku dowolną techniką, w tym techniką drukarską, reprograficzną oraz techniką cyfrową;
  • nieodpłatne wprowadzenie do obrotu egzemplarzy utrwalenia wizerunku;
  • publiczne udostępnienie utrwalenia wizerunku w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności na stronach internetowych, na portalach społecznościowych, w aplikacjach mobilnych;
  • rozpowszechnianie utrwalenia wizerunku z wykorzystaniem poczty elektronicznej;
  • publiczne wyświetlenie i odtworzenie utrwalenia wizerunku albo wystawienie egzemplarzy utrwalenia wizerunku na widok publiczny."